Pieczątka firmowa. Którą wybrać? Jakie dane na niej umieścić?

Pieczęć firmowa pełni funkcję informacyjną, pozwalając na identyfikację przedsiębiorstwa. Jest ona potrzebna przy wystawianiu dokumentów, podpisywaniu wniosków czy załatwianiu innych formalności, np. w banku. Czy jej posiadanie jest jednak obowiązkowe? Jakie dane powinny znaleźć się na pieczątce i na co zwrócić uwagę przy jej wyborze? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w naszym poradniku.

Czy posiadanie pieczątki firmowej jest obowiązkowe?

Przepisy prawa nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku posiadania pieczęci firmowej. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może zatem sama zdecydować, czy pieczęć jest jej potrzebna, czy nie. Może się jednak okazać, że chociaż prawnie jej posiadanie nie jest obowiązkowe, pieczątka może być niezbędna w wielu sytuacjach.

Procedury Urzędu Skarbowego i banków zazwyczaj czynią niezbędnym wyrobienie pieczątki w procesach składania deklaracji czy rejestracji firmy. Oczywiście możliwe jest wyegzekwowanie od urzędników rezygnacji z wymaganej pieczątki na dokumentach, jednak może się to okazać dość kłopotliwe.

Pieczęć firmowa często wymagana jest przez bank przy zakładaniu konta firmowego. Wówczas nie możemy brać pod uwagę tylko przepisów prawa, bowiem instytucje finansowe mogą określić własne wymogi w swoich regulaminach. W praktyce pieczęć okazuje się niezbędna w większości przypadków podczas kontaktów z bankami.

Jaką pieczątkę wybrać?

Najpopularniejszym rodzajem jest klasyczna, metalowa pieczęć firmowa, na której umieszczone są dane przedsiębiorstwa, jednak możemy się również zdecydować na inne modele. Jeśli w firmie, w której pracownicy wykonują swoje obowiązki w określonych działach, występują liderzy, warto zamówić dla nich pieczątki imienne. Takie pieczęcie mogą być przydatne np. w przypadku dokumentów krążących w obiegu wewnętrznym firmy.

W przypadku, gdy nasza praca opiera się na częstych spotkaniach z klientami poza siedzibą firmy, przyda nam się pieczątka kieszonkowa. Jej zabranie nie będzie stanowiło problemu, a mniejszy rozmiar z pewnością okaże się dużym udogodnieniem podczas licznych wyjazdów.

Zastanawiając się nad tym, jaką pieczątkę firmową wybrać, należy również przemyśleć jej kształt i kolor odbicia. Do wyboru zazwyczaj mamy pieczęcie okrągłe, owalne czy prostokątne. To od nas zależy, jaki kształt będzie nam najbardziej odpowiadał. W przypadku koloru obecnie panuje zupełna dowolność. Bardzo często wybierana jest pieczęć o odbiciu brązowym, zielonym i czerwonym, ponieważ ładnie prezentuje się na białym papierze.

Jakie dane powinny się znaleźć na pieczątce firmowej?

To, jakie dane powinny znaleźć się na firmowym stemplu, determinują przepisy, w których wskazuje się, jakie informacje o firmie powinny pojawić się na pismach, zamówieniach handlowych i w kontaktach z instytucjami państwowymi.

W przypadku, gdy nasza firma zarejestrowana jest jako spółka z.o.o. powinny się na niej znaleźć:

• nazwa firmy – zazwyczaj na pieczątce korzysta się z nazwy skróconej, o ile posługiwanie się nią zostało zgłoszone podczas rejestracji,
• numer NIP – art. 20 Ustawy prawo przedsiębiorców mówi, że w obrocie prawnym i gospodarczym przedsiębiorca powinien się posługiwać właśnie numerem NIP,
• adres siedziby – adres firmy powinien być adekwatny do adresów podanych we wnioskach rejestracyjnych działalności,
• kapitał zakładowy, numer KRS i sąd rejestrowy – podanie tych informacji wynika z przepisów kodeksu spółek handlowych, który mówi, że pisma i zamówienia handlowe powinny zawierać dodatkowe informacje o kapitale zakładowym i sądzie rejestracyjnym.

Dozwolone jest również podanie informacji dodatkowych, które pełnią głównie funkcję reklamy. Są to np. numer telefonu, e-mail oraz adres strony internetowej.

Gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, na pieczątce musimy umieścić jedynie nazwę i numer NIP firmy oraz jej adres.

Pieczęć firmowa – warto się na nią zdecydować?

Posiadanie pieczęci firmowej niewątpliwe jest przydatne w codziennym prowadzeniu firmy. Odbity stempel uwiarygodnia faktury i inne dokumenty, może też pełnić funkcję reklamową. Jest on cennym źródłem informacji dla klientów, kontrahentów i przedstawicieli urzędów, ponieważ ułatwia kontakt z przedsiębiorcą.

Pieczęć firmowa jest też bardzo praktyczna w sytuacji, gdy musimy wypełniać różnego rodzaju formularze. Wówczas zamiast uzupełniać wszystkie pola ręcznie, możemy przystawić pieczątkę i w ten sposób uzyskać trwałe odbicie w jednej chwili.

Pomimo tego, że nie mamy obowiązku posiadania pieczęci, warto w nią zainwestować, gdyż to wygodne rozwiązanie, a jego koszt jest stosunkowo niewielki.